MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ THỦ TỤC LIÊN QUAN ĐẾN “HỘ TỊCH THÔNG THƯỜNG” MÀ BÀ CON NÊN BIẾT ĐỂ KHỎI “TỐN CÔNG” (Phần I)

MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ THỦ TỤC LIÊN QUAN ĐẾN “HỘ TỊCH THÔNG THƯỜNG” MÀ BÀ CON NÊN BIẾT ĐỂ KHỎI “TỐN CÔNG” (Phần I)

Sau đây tôi xin đề cập đến một số thủ tục về hộ tịch rất thông thường liên quan hằng ngày đến đời sống của bà con. Có lẽ nhiều bà con đã rất rõ về các thủ tục này, nhưng tôi cũng nhận thấy vẫn còn một số bà con còn chưa thật sự rõ. Dẫn đến khi đi làm thủ tục cứ phải mất công đi lên, đi xuống, vất vã.

Tôi chỉ trình bày những thủ tục phổ biến, thông thường và dễ gặp.

Bà con cần lưu ý: trước hết, là gần như mọi thủ tục về Hộ tịch được thực hiện tại Công chức Tư pháp – Hộ tịch thuộc UBND cấp xã (mà bà con hay gọi là “Phòng Tư pháp – Hộ tịch” của xã).

Mỗi thủ tục, cũng thường có một “Tờ khai”. Tờ khai là theo mẫu quy định, vì vậy cho nên, khi thủ tục nào mà đụng đến hai chữ “Tờ khai”, thì bà con nhớ mang theo những giấy tờ quan trọng để khai cho đúng, cũng như mang theo bút, viết (Khi đi làm thủ tục gì đó, bà con cứ thủ sẵn một đôi giấy và cây bút cho chắc ăn. Bà con cũng để ý là các thủ tục này tốn rất ít lệ phí, nhưng cũng có khoảng vài đồng cho một số trường hợp, vì vậy bà con cũng nhớ mang theo vài đồng, đừng vội đi mà quên là túi trống không). Đồng thời, thông thường, tờ khai này sẽ được “Bán” ở một nơi rất gần trụ sở UBND, hoặc Công chức Tư pháp – Hộ tịch sẽ đưa cho bà con. Bà con cứ vào hỏi Công chức Tư pháp – Hộ tịch về thủ tục của mình, hỏi họ luôn là có cần “Tờ khai” hay không, nếu cần thì phải mua ở đâu. Họ sẽ chỉ cho bà con.

I. Đăng ký khai sinh

1. Trước hết, là bà con đăng ký khai sinh tại đâu:

Nơi đăng ký khai sinh cho trẻ, thông thường là tại UBND xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) nơi mẹ đứa bé cư trú – hiện đang sống.

Nếu không xác định được nơi cư trú của người mẹ, thì đăng ký tại UBND cấp xã nơi người cha cư trú – hiện đang sống.

Nếu không xác định được nơi cư trú của người mẹ lẫn người cha, thì đăng ký khai sinh cho cháu bé tại UBND cấp xã nơi cháu bé đang sinh sống.

Trong trường hợp cháu bé bị bỏ rơi, thì đăng ký khai sinh cho cháu tại UBND cấp xã nơi người, tổ chức đang tạm thời nuôi cháu bé sinh sống hoặc đặt trụ sở.

2. Bà con phải đăng ký khai sinh trong thời hạn bao lâu:

+ 60 ngày kể từ ngày cháu bé ra đời.

+ Nếu trường hợp đó là cháu bé bị bỏ rơi, bà con đã báo cho Công an cấp xã, sau khi lập biên bản, đã được thực hiện thông báo công khai trên loa phát thanh, cơ quan truyền hình, mà sau đợt thông báo cuối cùng 30 ngày, không thấy người đến nhận, thì bà con đi đăng ký khai sinh ngay cho cháu bé.

3. Khi đi đăng ký khai sinh, bà con cần phải chuẩn bị trước những gì - “để khỏi tốn công đi lên, đi xuống”?

+ Bà con nên biết nơi đăng ký khai sinh tại xã là: Công chức Tư pháp – Hộ tịch (Bà con hay gọi dân dã là “Phòng Tư pháp – Hộ tịch”).

+ Bà con nhớ mang theo những giấy tờ sau (nếu có):

- Giấy chứng sinh do cơ sở y tế cấp (nếu có);

- Văn bản xác nhận của người làm chứng về việc sinh cháu bé – Bà con nên nhờ một người là Người láng giềng, hoặc người “đở đẻ”, và một người khác là Trưởng thôn cho chắc ăn – trong trường hợp không sinh tại cơ sở y tế;

- Bà con phải chuẩn bị sẵn một tờ giấy, một cây bút để làm giấy cam đoan về việc sinh cháu bé là có thực (hoặc có thể viết trước ở nhà – nếu bà con đảm bảo là đúng hình thức) khi không có được hai loại “giấy tờ” trên;

- Giấy chứng nhận kết hôn của cha, mẹ cháu bé (Bà con phải đem theo cho chắc ăn, dù có trường hợp không cần);

+ Đó là những giấy tờ cần thiết, còn việc khai như thế nào, thì Công chức Tư pháp – Hộ tịch sẽ hướng dẫn cho bà con, cái gì không biết thì bà con phải hỏi cho rõ, không được “ghi bừa”, lại “tốn công” và “lằn ằn” chỉnh sửa sau này.

II. Đăng ký khai tử

+ Đăng ký khai tử tại đâu: Tại Công chức Tư pháp – Hộ tịch của UBND cấp xã (UBND xã, phường, thị trấn) nơi mà người đó cư trú cuối cùng - sinh sống – chết.

+ Thời hạn khai tử là bao lâu: 15 ngày kể từ ngày chết.

+ Khi đi mang theo cái gì?:

- Giấy báo tử của cơ sở y tế hay bệnh viện (nếu có);

- Văn bản xác nhận việc chết của người làm chứng khi chết tại nơi cư trú, tức là nơi họ thường sinh sống;

- Giấy báo tử do Chủ tịch UBND nơi người đó chết cấp (trong trường hợp không ở cơ sở y tế, bệnh viện, như: chết do tai biến trên đường, chết do tai nạn giao thông, chết khi đang làm nhiệm vụ, lao động tại nơi khác) (nếu có);

- Biên bản xác nhận việc chết của những người đi cùng trên phương tiện giao thông khi người đó chết khi đang đi trên phương tiện giao thông.

III. Đăng ký kết hôn

+ Điều kiện về tuổi để được đăng ký kết hôn: Nam – tròn 19 tuổi cộng 1 ngày; Nữ - tròn 17 tuổi cộng một ngày (tính theo ngày, tháng, năm sinh trong Chứng minh nhân dân hay Giấy khai sinh).

+ Đăng ký kết hôn tại đâu? Tại Trụ sở UBND cấp xã (Cụ thể là Công chức Tư Pháp – Hộ tịch) nơi nam hoặc nữ cư trú (đều được), tức là thường xuyên sinh sống.

+ Khi đi đăng ký thì cả nam và cả nữ phải cùng đi, và nhớ mang theo Chứng minh nhân dân.

+ Phải “mua” một “Tờ khai” theo mẫu quy định, và điền đẩy đủ thông tin trong “Tờ khai” đó để nộp.

+ Phải có Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là đang “độc thân” của UBND cấp xã nơi mình cư trú – thường xuyên sinh sống. Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú là chắc ăn nhất. Muốn có Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thì cũng phải nộp một “Tờ khai” theo mẫu. Những bà con nào đã có vợ, có chồng rồi, những đã chết hoặc ly hôn, thì phải có Trích lục, “Bản án” hoặc “Quyết định” cho ly hôn của Tòa án kèm theo. Phải chờ khoảng 5 ngày, nếu cần phải xác minh thì bà con mới được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

+ Khi bà con đã làm đủ thủ tục như trên, thì cần chờ khoảng 5 ngày để UBND xã xem xét, thời hạn chờ có thể là 10 ngày nếu phải xác minh một số vấn đề. Sau đó, bà con sẽ được triệu tập lại để đang ký kết hôn. Tại đó, nam nữ sẽ được “hỏi hang” về hoàn cảnh gia đình, “hai đứa yêu nhau như thế nào”, ý muốn tự nguyện kết hôn – đại loại là những lời của người bề trên thăm hỏi con cháu, nhưng lại có ý nghĩa về mặt pháp lý – rồi sau đó nam nữ ký vào Giấy chứng nhận kết hôn và sổ đăng ký kết hôn.

IV. Đăng ký quá hạn trong khai sinh, khải tử

Bà con cần nhớ là phải đi đăng ký khai sinh, khai tử đúng thời hạn như trên đã đề cập. Đó là quyền và cũng là nghĩa vụ, bà con chú ý phải đi đăng ký cho đúng.

Tuy nhiên, khi quá hạn bà con mới đi đăng ký thì cũng không có vấn đề gì lắm, vấn đề chỉ là hơi bị “rầy”, “lèn mèn” và chờ đợi một chút.

Nơi đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn cũng tương tự như trên. Tuy nhiên, nếu một người từ đủ 18 tuổi trở lên đi đăng ký khai sinh quá hạn cho mình, thì có thể đăng ký tại nơi mình cư trú – thường xuyên sinh sống – tốt nhất là bà con đến UBND nơi ghi hộ khẩu thường trú.

Còn về giấy tờ cần thiết, thì cũng yêu cầu như khi đi đăng ký đúng hạn. Tuy nhiên, nếu có hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, lý lịch khác, học bạ… làm cơ sở và cung cấp thông tin thì bà con nhớ mang theo, hoặc phô - tô rồi công chứng để kèm theo.

Chờ đợi hơi lâu hơn, bà con cố gắng chờ khoảng 5 ngày.

V. Đăng ký lại một số vấn đề về hộ tịch

Việc sinh, tử, kết hôn đã được đăng ký, nhưng sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đã bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được, thì bà con được đăng ký lại.

Tốt nhất là bà con đến nơi trước đây mình đã đăng ký để đăng ký lại, sẽ thuận tiện hơn. Nhưng trong trường hợp đặc biệt mà không thể đến nơi trước đây đã đăng ký, bà con cũng có thể đến trụ sở UBND cấp xã nơi mình đang cư trú – thường xuyên hoặc đang sinh sống để đăng ký lại.

+ Về thủ tục:

- Bà con phải “mua” một mẫu “Tờ khai” và điền đầy đủ thông tin vào đó.

- Trong trường hợp bà con đăng ký lại tại UBND xã không phải là UBND xã đã đăng ký trước đây, thì bà con nhớ mang theo những giấy tờ quan trọng khác, và bản sao hợp lệ của giấy tờ bản gốc; nếu không có, thì “Tờ khai” của bà con phải được UBND cấp xã trước đây đã đăng ký cho bà con “xác nhận” vào trong đấy những nội dung mà bà con đã khai.

- Bà con nhớ là phải khai cho thật chính xác những nội dung của “Tờ khai”. Điều gì chưa rõ thì hỏi Công chức Tư pháp – Hộ tịch. Dù trong bất kỳ trường hợp nào, bà con có các giấy tờ quan trọng như: Sổ hộ khẩu; lý lịch cán bộ, công chức, đảng viên; chứng minh nhân dân; học bạ; bằng tốt nghiệp; quan trọng là bản sao hợp pháp các giấy tờ cần cấp lại và bản sao hợp pháp các giấy tờ trên thì cứ mang theo để làm cơ sở đối chiếu, xác minh – mình phải thủ trước cho chắc ăn.

- Nếu đi đăng ký lại Giấy chứng nhận kết hôn thì phải đi cả hai người. Đi một người là không được.

- Bà con vui lòng chờ đợi khoảng 5 đến 10 ngày.

VI. Thủ tục cải chính hộ tịch – họ, tên, chữ đệm, ngày tháng năm sinh, nơi sinh…

Trong trường hợp những nội dung trên về hộ tịch hay những nội dung khác về hộ tịch (Bà con chỉ cần hiểu là những nội dung có trong Sổ hộ khẩu và Chứng minh nhân dân, giấy khai sinh) có những sai sót khi đăng ký, thì bà con có quyền cải chính.

Nếu trường hợp cải chính những nội dung trên cho người chưa đủ 14 tuổi, thì bà con đến UBND xã đã đăng ký trước đây nhưng có sai sót mà chỉnh sửa, cải chính.

Bà con chú ý: Nếu trường hợp bà con cải chính những nội dung trên cho người từ đủ 14 tuổi trở lên, thì bà con phải đến UBND cấp huyện, của Huyện bà con. Lúc này UBND cấp Huyện mới là chủ thể có thẩm quyền cải chính cho bà con.

- Bà con cũng phải “mua” một mẫu “Tờ khai” theo đúng quy định và điền đầy đủ, chính xác vào mẫu đó.

- Bà con phải xuất trình Giấy khai sinh của người cần thay đổi, và bất kỳ giấy tờ có giá trị pháp lý nào khác cần thiết cho việc đối chiếu, chứng minh mà bà con có: Sổ hộ khẩu, Chứng minh nhân dân, Học bạ, Lý lịch…

- Bà con chờ đợi cho khoảng 5 đến 10 ngày.

Bà con chú ý: Trường hợp bà con cần thay đổi chứ không phải là cải chính những nội dung trên, cũng như xác định lại dân tộc, bổ sung, thay đổi những vấn đề về hộ tịch thì bà con cũng có thể thực hiện gần giống với thủ tục này. Những vấn đề này thường thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện, bà con thường phải lên huyện để làm (đặc biệt là thay đổi và cải chính) (riêng bổ sung hộ tịch thì có thể làm ở xã). Tuy nhiên, khi thay đổi (khác với cải chính), thì yêu cầu phải nằm trong các điều mà pháp luật cho phép. Và bà con phải chứng minh được trường hợp cần thay đổi của mình là đúng pháp luật, chính đáng. Và có một số trường hợp cần có giấy xác nhận của địa phương, chính quyền địa phương nữa; và những giấy tờ cần thiết khác cũng nhiều hơn, bức thiết hơn. Tốt nhất là khi bà con thấy có những giấy tờ quan trọng có liên quan, có thể làm chứng cứ, đối chiếu, tham khảo thì cứ đem theo hết cho chắc ăn. Khi nào có điều kiện tôi sẽ nói rõ hơn.

- Bà con chú ý là: khi thay đổi họ, tên, chữ đệm cho người từ đủ 9 tuổi trở lên; xác định lại dân tộc cho người đủ 15 tuổi trở lên thì bà con phải dẫn người đó theo, để cán bộ hỏi xem là họ có đồng ý không. Nếu họ đồng ý thì mới được thực hiện.

VII. Cấp lại bản chính giấy khai sinh

Nhiều khi bản chính giấy khai sinh bị mất, thất lạc, hư hỏng hoặc phải ghi chú quá nhiều nội dung, bà con muốn được cấp lại, thì Nhà nước cấp lại cho bà con.

Bà con chú ý là: UBND cấp Huyện, nơi lưu trữ Sổ đăng ký khai sinh thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh cho bà con. Vì vậy cho nên, khi cần cấp lại bản chính giấy khai sinh, bà con phải đến Trụ sở UBND cấp huyện.

Bà con phải mua một “Tờ khai” và khai đẩy đủ, chính xác thông tin để nộp. Nếu bà con còn giữ được bản chính dù bị cháy, xém, nhàu nát, hư hỏng thì cũng nên mang theo để trình, sẽ thuận tiện hơn rất nhiều.

Bà con cũng cần mang theo Chứng minh nhân hay Sổ hộ khẩu để dùng khi cần, hoặc khi cán bộ của Phòng Tư pháp cấp huyện hỏi đến.

Bà con có thể chờ, nhưng có khi hơi lâu, mất cả ngày do công việc lu bu; vì vậy cho nên, nếu không gấp, bà con có thể về. Trước khi về phải hỏi là khoản chừng nào có; “tôi về ngày khác lên lấy được không?”, “làm sao biết tôi mà đưa cho đúng?”. Chịu khó hỏi nhẹ nhàng để được trã lời, thấy chắc ăn thì hãy về.

Chúc bà con mạnh khỏe!

Khi nào có điều kiện tôi sẽ bàn về một số thủ tục khác mang tính “đặc biệt” hơn!

Hố khô!