Thứ Bảy, ngày 28 tháng 4 năm 2012

MẪU CÔNG VĂN

MẪU CÔNG VĂN


Chào các bạn của tôi - những công chức quèn tương lai tại cấp xã. Được rót nước, pha trà đã là vinh dự và niềm tự hào lớn cho chúng ta rồi đấy!


Với tinh thần học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm, tôi xin đưa lên một số vấn đề để cùng nhau chia sẻ. Tôi sẽ không đi vào quá chi tiết, vì thời gian có hạn, và… làm biếng! Tôi không đề cập đến những vấn đề quá quen, đã biết một cách phổ thông. Chỉ khái quát ở cái chung nhất và cảm thấy cần thiết.


Mẫu này được tham khảo từ Quyết định số 25/2011/QĐ-UBND của UBND tỉnh Quảng Ngãi về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và ban hành văn bản hành chính.


Do nội dung này trên mạng không thể copy theo cách thông thường được, vì vậy cho nên, rất khó để copy qua khi cần thiết. Do đó, tôi “tịnh tiến” lên đây; có thể khi copy về, văn bản sẽ chạy, các bạn chỉ cần chỉnh tab lại là được.


Các bạn nhớ lưu chết một bản, để khi có những văn bản khác, dù không phải là công văn, chúng ta cũng tốn ít thời gian hơn khi copy qua và chỉnh sửa.





Công văn là loại văn bản không có tên loại. Có nơi người ta dùng với khái niệm: công thư.


Được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác…


Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến và đi, với các nội dung chủ yếu như:


+ Thông báo một hoặc một số vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên do một văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành;


+ Hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên;


+ Thông báo một số hoạt động dự kiến xảy ra;


+ Xin ý kiến về vấn đề nào đó trong hoạt động của cơ quan;


+ Trình kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên;


+ Xác nhận vấn đề có liên quan đến hoạt động của cơ quan;


+ Thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp…


Có thể thấy một số công văn như: công văn hướng dẫn; công văn giải thích; công văn phúc đáp; công văn đôn đốc; công văn giao dịch; công văn đề nghị; công văn đề xuất; công văn thăm hỏi; công văn cảm ơn; công văn từ chối…


Chú ý: Công văn là loại văn bản không có tên loại, khác với một số văn bản sau đây, mà dễ nhầm lẫn với công văn: chỉ thị cá biệt; tờ trình; thông báo; chương trình; kế hoạch; đề án; báo cáo; quy định… Đây là những loại văn bản có tên loại, không phải là công văn.


Mẫu chung nhất của công văn tại UBND cấp xã:




UBND XÃ X CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM


Độc lập – Tự do – Hạnh phúc


Số: 03/UBND-VP


V/v:…………………… X, ngày 23 tháng 6 năm 2012





Kính gửi:


- ……………………………………………..;


- ……………………………………………..;


- …………………………………………….. .








...........................................................................................................


...........................................................................................................


...........................................................................................................


...........................................................................................................


......................................................................................... ./.








Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ


- Như trên;


- …………; (Chữ ký, dấu)


- Lưu: VT,(9). A.xx(10).




Họ và tên








Những lưu ý:


+ Nếu trong phần “Kính gửi” là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, hay những cơ quan, cán bộ lãnh đạo cấp trên, thì trong phần “Nơi nhận”, thay vì ghi “Như trên”, chúng ta nên ghi lại theo cấp như trong phần “Kính gửi” để tạo nên sự trang trọng.


+ Chủ thể cuối cùng trong phần kính gửi là dấu “.”.


+ Gạch dưới “tiêu ngữ” cơ quan ban hành (vì là "hình vẽ" nên làm biếng tải lên quá) là dùng công cụ “paint” chứ không được dùng “gạch dưới” = “^ U”.


+ Phần nội dung của công văn phải bao gồm đủ ba bộ phận: đặt vấn đề, giải quyết vấn đề, và kế luận vấn đề. Trong đặt vấn đề, ta nêu về lý do, hoặc cơ sở ban hành công văn. Trong phần giải quyết vấn đề ta trình bày yêu cầu giải quyết. Kết luận vấn đề ta viết ngắn gọn, khẳng định thêm những nội dung đã nêu, hoặc làm sáng tỏ thêm, yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết văn bản khi vần thiết.


Một số “câu” trong một số công văn cụ thể:


+ Trong công văn hướng dẫn:


“Thực hiện Nghị quyết số… của Hội đồng nhân nhân về …., trước những khó khăn nảy sinh trong việc thực hiện, UBND hướng dẫn cụ thể một số việc phải làm trong quá trình thực hiện những quy định và những mục tiêu mà Nghị quyết trên đã nêu ra như sau: . (Xuống dòng, có thể gạch đầu dòng và dùng dấu “;”).


“Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì chưa rõ hoặc còn vướng mắc đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh bằng văn bản về UBND hoặc trao đổi với đơn vị thường trực của UBND theo địa chỉ sau:…….. để được giải quyết kịp thời”.


+ Công văn chỉ đạo:


“Để tiến hành tổng kết công tác năm 2012 và đề ra phương hướng kế hoạch công tác năm 2013, UBND yêu cầu các cơ quan chuẩn bị nội dung tổng kết năm như sau:


1) Nêu rõ tình hình thực hiện kế hoạch của cơ quan trong năm 2012, phân tích những thuận lợi, khó khăn và các vắn đề lớn còn tồn tại.


2) Nêu rõ kết quả các mặt công tác chủ yếu.


3) Trình bày các kiến nghị về chủ trương, biện pháp để giải quyết những tồn tại.


4) Nêu những dự kiến về phương hướng và kế hoạch năm tiếp theo, cách thức, biện pháp thực hiện các chủ trương đó.


Các cơ quan phải gửi báo cáo về Công chức Văn phòng – Thống kê trước ngày 10 tháng 11 năm 2012 (có thể làm báo cáo sơ bộ nêu các nét chính của tình hình).


Giao cho Công chức Văn phòng – Thống kê và Công chức Tài chính – Kế toán tổng hợp và dự thảo báo cáo cho UBND chậm nhất là vào ngày 20 tháng 11 năm 2012.”


+ Công văn đôn đốc, nhắc nhở:


“Thực hiện chủ trương của ….và chỉ thị của … về việc… , UBND triển khai một số công tác như sau:… (có thể xuống dòng, gạch đầu dòng, dùng “;”).


Tuy nhiên, kết quả đạt được so với tiến độ và yêu cầu đặt ra còn rất chậm. Đó là do… Trước tình hình đó, để hoàn thành kế hoạch đề ra, UBND nhắc nhở các … cần tập trung làm tốt một số công việc như sau:… Từ nay trở đi, … định kỳ báo cáo vào ngày… hàng tháng báo cáo tình hình thực hiện các nhiệm vụ đã được giao. Trong quá trình thực hiện, nếu có gì khó khăn, đề nghị phản ánh kịp thời, trực tiếp cho UBND để có hướng chỉ đạo và giải quyết kịp thời”.


+ Công văn đề nghị, yêu cầu:


“Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc… Hiện nay (thực trạng)… Tình hình này ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của UBND. Để giải quyết vấn đề nêu trên UBND dự kiến (kế hoạch định thực hiện)… và đề nghị … (tên các cơ quan đề nghị, yêu cầu):


…….. (nội dung các đề nghị).


Vậy UBND kính đề nghị (tên cơ quan) xem xét và quan tâm giải quyết, giúp đở. Nếu có gì khó khăn, đề nghị Quý cơ quan cho chúng tôi biết kịp thời.


Xin chân thành cảm ơn.”


+ Công văn phúc đáp:


“Trả lời (hoặc Phúc) công văn số.. ngày… của … về vấn đề…, UBND có ý kiến như sau: ………..


Trên đây là ý kiến trả lời chính thức của UBND về công văn số … của Quý cơ quan. Nếu có vấn đề gì chưa rõ đề nghị Quý cơ quan vui lòng báo cho chúng tôi được rõ bằng văn bản, chúng tôi sẽ có biện pháp giải quyết kịp thời.


Xin chân thành cảm ơn.”.


+ Công văn hỏi ý kiến:


“Ngày… tháng… năm… UBND đã hoàn thành dự thảo văn bản … .Để … (lý do, mục đích hỏi ý kiến – “hoàn chỉnh”, “đưa ra được những giải pháp cụ thể và phù hợp với thực tiễn hơn nữa”…).. , UBND đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân cho biết ý kiến về những vấn đề sau đây:


……. …….. …..


Đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân kịp thời cho ý kiến bằng văn bản và gửi về…. trước ngày… tháng …. năm…”.


+ Công văn mời họp:


“Thừa lệnh… (căn cứ mời họp), UBND kính mời ông (bà) ….. tham dự cuộc họp về :……. ……


Thời gian: từ ….giờ …ngày … tháng …năm… .


Địa điểm: ……………… …. .


Đề nghị: … (người tham dự họp chuẩn bị trước tài liệu, báo cáo, ý kiến…).


Yêu cầu đến họp đúng thành phần được mời.


Nếu không tham dự được, đề nghị Ông (Bà) báo trước

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét