MẪU CÔNG VĂN
Chào các bạn của tôi - những công chức quèn tương lai tại cấp xã.
Được rót nước, pha trà đã là vinh dự và niềm tự hào lớn cho chúng ta rồi
đấy!
Với tinh thần học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm, tôi xin đưa lên một số
vấn đề để cùng nhau chia sẻ. Tôi sẽ không đi vào quá chi tiết, vì thời gian có
hạn, và… làm biếng! Tôi không đề cập đến những vấn đề quá quen, đã biết một cách
phổ thông. Chỉ khái quát ở cái chung nhất và cảm thấy cần
thiết.
Mẫu này được tham khảo từ Quyết định số 25/2011/QĐ-UBND của UBND tỉnh
Quảng Ngãi về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và ban hành văn bản hành
chính.
Do nội dung này trên mạng không thể copy theo cách thông thường được,
vì vậy cho nên, rất khó để copy qua khi cần thiết. Do đó, tôi “tịnh tiến” lên
đây; có thể khi copy về, văn bản sẽ chạy, các bạn chỉ cần chỉnh tab lại là
được.
Các bạn nhớ lưu chết một bản, để khi có những văn bản khác, dù không
phải là công văn, chúng ta cũng tốn ít thời gian hơn khi copy qua và chỉnh
sửa.
Công văn là loại văn bản không có tên loại. Có nơi người ta dùng với
khái niệm: công thư.
Được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công
tác…
Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến và đi, với các nội
dung chủ yếu như:
+ Thông báo một hoặc một số vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo
nên do một văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành;
+ Hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp
trên;
+ Thông báo một số hoạt động dự kiến xảy
ra;
+ Xin ý kiến về vấn đề nào đó trong hoạt động của cơ
quan;
+ Trình kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp
trên;
+ Xác nhận vấn đề có liên quan đến hoạt động của cơ
quan;
+ Thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp…
Có thể thấy một số công văn như: công văn hướng dẫn; công văn giải thích; công văn phúc đáp; công văn
đôn đốc; công văn giao dịch; công văn đề nghị; công văn đề xuất; công văn thăm
hỏi; công văn cảm ơn; công văn từ chối…
Chú ý: Công văn là loại văn bản không có tên loại, khác với một số văn bản
sau đây, mà dễ nhầm lẫn với công văn: chỉ thị cá biệt; tờ trình; thông báo;
chương trình; kế hoạch; đề án; báo cáo; quy định… Đây là những loại văn bản có
tên loại, không phải là công văn.
Mẫu chung nhất của công văn tại UBND cấp
xã:
UBND XÃ X CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số:
03/UBND-VP
V/v:…………………… X, ngày 23 tháng 6 năm
2012
Kính
gửi:
-
……………………………………………..;
-
……………………………………………..;
-
…………………………………………….. .
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
.........................................................................................
./.
Nơi
nhận:
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
-
Như trên;
-
…………;
(Chữ ký, dấu)
-
Lưu: VT,(9). A.xx(10).
Họ và tên
Những lưu ý:
+ Nếu trong phần “Kính gửi” là những chức danh, chức vụ cao cấp của
Nhà nước, hay những cơ quan, cán bộ lãnh đạo cấp trên, thì trong phần “Nơi
nhận”, thay vì ghi “Như trên”, chúng ta nên ghi lại theo cấp như trong phần
“Kính gửi” để tạo nên sự trang trọng.
+ Chủ thể cuối cùng trong phần kính gửi là dấu
“.”.
+ Gạch dưới “tiêu ngữ” cơ quan ban hành (vì là "hình vẽ" nên
làm biếng tải lên quá) là dùng công cụ “paint” chứ không được dùng “gạch dưới” =
“^ U”.
+ Phần nội dung của công văn phải bao gồm đủ ba bộ phận: đặt vấn đề,
giải quyết vấn đề, và kế luận vấn đề. Trong đặt vấn đề, ta nêu về lý do, hoặc cơ
sở ban hành công văn. Trong phần giải quyết vấn đề ta trình bày yêu cầu giải
quyết. Kết luận vấn đề ta viết ngắn gọn, khẳng định thêm những nội dung đã nêu,
hoặc làm sáng tỏ thêm, yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết văn
bản khi vần thiết.
Một số “câu” trong một số công văn cụ
thể:
+ Trong công văn hướng dẫn:
“Thực hiện Nghị quyết số… của Hội đồng nhân nhân về …., trước những
khó khăn nảy sinh trong việc thực hiện, UBND hướng dẫn cụ thể một số việc phải
làm trong quá trình thực hiện những quy định và những mục tiêu mà Nghị quyết
trên đã nêu ra như sau: . (Xuống dòng, có thể gạch đầu dòng và dùng dấu
“;”).
“Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì chưa rõ hoặc còn vướng
mắc đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh bằng văn bản về UBND hoặc trao đổi với
đơn vị thường trực của UBND theo địa chỉ sau:…….. để được giải quyết kịp
thời”.
+ Công văn chỉ đạo:
“Để tiến hành tổng kết công tác năm 2012 và đề ra phương hướng kế
hoạch công tác năm 2013, UBND yêu cầu các cơ quan chuẩn bị nội dung tổng kết năm
như sau:
1)
Nêu rõ tình hình thực hiện kế hoạch của cơ quan trong năm 2012, phân
tích những thuận lợi, khó khăn và các vắn đề lớn còn tồn
tại.
2)
Nêu rõ kết quả các mặt công tác chủ yếu.
3)
Trình bày các kiến nghị về chủ trương, biện pháp để giải quyết những
tồn tại.
4)
Nêu những dự kiến về phương hướng và kế hoạch năm tiếp theo, cách
thức, biện pháp thực hiện các chủ trương đó.
Các cơ quan phải gửi báo cáo về Công chức Văn phòng – Thống kê trước
ngày 10 tháng 11 năm 2012 (có thể làm báo cáo sơ bộ nêu các nét chính của tình
hình).
Giao cho Công chức Văn phòng – Thống kê và Công chức Tài chính – Kế
toán tổng hợp và dự thảo báo cáo cho UBND chậm nhất là vào ngày 20 tháng 11 năm
2012.”
+ Công văn đôn đốc, nhắc
nhở:
“Thực hiện chủ trương của ….và chỉ thị của … về việc… , UBND triển
khai một số công tác như sau:… (có thể xuống dòng, gạch đầu dòng, dùng
“;”).
Tuy nhiên, kết quả đạt được so với tiến độ và yêu cầu đặt ra còn rất
chậm. Đó là do… Trước tình hình đó, để hoàn thành kế hoạch đề ra, UBND nhắc nhở
các … cần tập trung làm tốt một số công việc như sau:… Từ nay trở đi, … định kỳ
báo cáo vào ngày… hàng tháng báo cáo tình hình thực hiện các nhiệm vụ đã được
giao. Trong quá trình thực hiện, nếu có gì khó khăn, đề nghị phản ánh kịp thời,
trực tiếp cho UBND để có hướng chỉ đạo và giải quyết kịp
thời”.
+ Công văn đề nghị, yêu cầu:
“Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc… Hiện nay (thực trạng)… Tình
hình này ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của UBND. Để giải quyết vấn đề nêu
trên UBND dự kiến (kế hoạch định thực hiện)… và đề nghị … (tên các cơ quan đề
nghị, yêu cầu):
…….. (nội dung các đề nghị).
Vậy UBND kính đề nghị (tên cơ quan) xem xét và quan tâm giải quyết,
giúp đở. Nếu có gì khó khăn, đề nghị Quý cơ quan cho chúng tôi biết kịp
thời.
Xin chân thành cảm ơn.”
+ Công văn phúc đáp:
“Trả lời (hoặc Phúc) công văn số.. ngày… của … về vấn đề…, UBND có ý
kiến như sau: ………..
Trên đây là ý kiến trả lời chính thức của UBND về công văn số … của
Quý cơ quan. Nếu có vấn đề gì chưa rõ đề nghị Quý cơ quan vui lòng báo cho chúng
tôi được rõ bằng văn bản, chúng tôi sẽ có biện pháp giải quyết kịp
thời.
Xin chân thành cảm ơn.”.
+ Công văn hỏi ý kiến:
“Ngày… tháng… năm… UBND đã hoàn thành dự thảo văn bản … .Để … (lý do,
mục đích hỏi ý kiến – “hoàn chỉnh”, “đưa ra được những giải pháp cụ thể và phù
hợp với thực tiễn hơn nữa”…).. , UBND đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân cho
biết ý kiến về những vấn đề sau đây:
……. …….. …..
Đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân kịp thời cho ý kiến bằng văn
bản và gửi về…. trước ngày… tháng …. năm…”.
+ Công văn mời họp:
“Thừa lệnh… (căn cứ mời họp), UBND kính mời ông (bà) ….. tham dự cuộc
họp về :……. ……
Thời gian: từ ….giờ …ngày … tháng
…năm… .
Địa điểm: ……………… …. .
Đề nghị: … (người tham dự họp chuẩn bị trước tài liệu, báo cáo, ý
kiến…).
Yêu cầu đến họp đúng thành phần được mời.
Nếu không tham dự được, đề nghị Ông (Bà) báo trước
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét